Taxonomie-Inhalte planen - Richtlinien und Tipps

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Grundlegende Richtlinien

  • Weniger als 4 Ebenen Tiefe
    Dies ist vielleicht nicht in allen Fällen möglich, manche Fachrichtungen erfordern ein komplexeres Layout, aber grundsätzlich ist eine breite, flache Taxonomie besser zu nutzen als eine schmale in Tiefe ausgerichtete. 
  • Mindestens 2 Einträge pro Unterkategorie
    Wenn eine Unterkategorie nur einen einzigen Eintrag enthält, sollten Sie in Erwägung ziehen diesen eine Ebene höher einzusetzen.
  • Daseinsberechtigung der Kategorie
    Bessern Sie nach, wenn Kategorien sich überschneiden oder nicht genau zutreffen. Verlieren Sie die Nutzer nicht aus den Augen - deren Erwartungshaltung zu Oberbegriff und dessen Inhalt sollte erfüllt werden.
  • Balance zwischen Breite und Tiefe
    Dieser Punkt korrespondiert zum Ersten. Nicht alle Taxonomien können breit und flach sein, aber Sie sollten versuchen eine gute Balance zu schaffen, damit die Benutzer gerne damit arbeiten. Durch die Erstellung viel zu umfassender Taxonomien riskieren Sie, dass Ihr System ein "Ladenhüter" wird, dass alleine wegen seiner schieren Komplexität nicht genutzt wird.

Schussendlich ...

Fragen Sie sich (oder besser noch Ihre Systembenutzer): Können Sie Ihr Ziel in drei Klicks zu erreichen?
 

Wo starten bei der Taxonomie-Planung?

Theoretisch gibt es 3 Optionen:

1. Selbst erstellen
 
Dies ist sehr häufig. Manchmal kann es sogar notwendig sein, wenn es keine bestehende Inhalte gibt, die wiederverwendet werden können. Allerdings ist es nicht immer ideal bei Null zu beginnen.
 
Wenn Sie sich entscheiden diesen Weg zu gehen, sollten Sie versuchen aus der "Vogelperspektive" auf Ihr System zu schauen. Welche Kategorien sind sinnvoll, was wird der Anwender verstehen? Versuchen Sie nicht alle Ihrer Inhalte in eine Taxonomie zu fassen, dies führt in der Regel zu viel zu komplexen Taxonomien.
 
Die Definition einer sehr anspruchvollen Taxonomie ist wenig hilfreich, wenn Benutzer die Begriffe nicht sinnvoll finden oder nicht intuitiv versehen unter welchem Knoten der gesuchte Begriff gefunden werden könnte.
 
Die Einstellung eines/r Bibliothekar/in kann eine große Hilfe sein und ist sicherlich die Investition wert. Sie sind Experten in der Organisation von Inhalten und kennen die Routinen zur verständlichen Bereitstellung für andere Nutzer.
 

2. Beginnen Sie mit einem Industriestandard und bauen Sie ihn aus

Wenn Sie diese Option wählen, wird die Einstellung eines/r Bibliothekar/in - um den Inhalt der Taxonomie anzupassen - in der Tat sehr hilfreich sein. Von einem Industrie-Standard auszugehen ist ein schneller Weg, um zu beginnen. Aber in der Regel wird die Erweiterung oder Reduzierung der Taxonomie auf die genauen Anforderungen Ihres Unternehmens erforderlich sein.

 

3. Lizenzieren Sie einen im Handel erhältlichen Taxonomie

Dies kann anfangs eine teurere Alternative sein, aber es wird wahrscheinlich auf lange Sicht Geld sparen, da weniger Änderungen zur Anpassung an Ihr Unternehmen notwendig sind. Allerdings werden nicht alle Unternehmen diese Option verwenden können, da möglicherweise keine passende Taxonomie-Vorlage im Handel angeboten wird.
 

Strategie

Die Berücksichtigung folgenden Punkte wird Ihnen helfen das Nutzverhalten mit DAM Systemen zu verstehen und eine bestmögliche Taxonomie-Strategie zu entwickeln.

Nutzerverhalten
 
Nutzen Sie Suchprotokolle, Beobachtungen und Benutzerbefragungen. Das wird Ihnen helfen zu erkennen, was Nutzer denken, dass sie suchen und was sie tatsächlich suchen.
 
Inhaltserhebung
 
Holen Sie sich von Benutzern Beispiele der Dokumente und Inhalte, die sie für kritisch halten. Dies kann Ihnen helfen, herauszufinden, was Ihre gemeinsamen Ziele sind. Überprüfen Sie Dateiserver, Sharepoint-Sites usw. und sehen Sie, wie der Inhalt derzeit organisiert ist.
 
Der Plan ist nicht, alles in das DAM-System zu replizieren, sondern "Trends" abzulesen, die Ihnen sagen können, wie die Benutzer über ihre Dateien denken. Damit bekommen Sie einen Eindruck in welchen Strukturen und Prioritäten die Dateien einzuordnen sind.

Grundwissen

Setzen Sie die Inhalte in einen Kontext zu "umgebenden" Informationen.

Beispiel: Aktuell, veraltet, zu migrieren, organisiert / nicht organisiert, Eigentum, Lebenszyklus.

Zielgruppe / Nutzer
 
Wer nutzt das DAM System und was braucht er?
Was denken die Nutzer wenn sie das DAM-System öffnen und was benötigen sie um ihre Aufgaben zu erfüllen?
Versuchen Sie sich in die Nutzer hineinzuversetzen. Wie denken sie? Welche Erwartungshaltung haben sie? Was erwarten Sie im System zu finden und wo?
 
Begriffe organisieren
 
Sehen Sie sich die Begriffe an - gibt es ein höheres Ordnungsprinzip?
Wie hängen die Begriffe miteinander zusammen? Sind sie mit einem bestimmten Ablauf in Verbindung zu bringen?
Es ist möglich, dass diese Fragen nicht mit einer einfachen Antwort geklärt werden können. Versuchen Sie es mit verschiedenen konzeptionellen Ansätzen oder per Aufgabendefinition des Anwenders.
 
Entwickeln Sie eine für den Nutzer verständliche Struktur.
 
Erstellen Sie eine Test-Taxonomie
 
Lassen Sie andere Nutzer Ihre erste Version der Taxonomie testen und nehmen Sie die Kritik auf. Es kann einige Versuche kosten, um gemeinsam über trial and error zu einem allgemein verständlichen und nutzerfreundlichen Begriffsstruktur zu gelangen.
Überprüfen Sie Begriffe mit Benutzern. Haben sie Sinn, sind sie nützlich? Beschreibend? Komplett, präzise?

Ist alles am richtigen Platz? Was wird vermisst?

 

Schließlich ein Leitgedanke:

Halte es einfach!
Die Erstellung eines komplexen Setup führt zu einer "feinkörnigen" Taxonomie, diese ist aber für die Benutzer vielleicht zu kleinteilig, um sich wohl fühlen. Dies könnte leicht zu einem "Ladenhüter" führen - einem System, das aufgrund seiner schiere Komplexität oder seinem mangelnde praktische Zweck nicht verwendet wird.
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