Was ist Was? Ordner | Indexe | Archive

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Was unterscheidet Ordner, Indexe und Archive?

Zunächst kann man unter allen drei genannten Begriffen Sammlungen von Assets verstehen.
 
Doch die Art und Weise der Zusammenstellung unterscheidet sich wie folgt:
  • Ordner - physische Ablage der Dateien in Ordnerstrukturen
  • Indexe - textlich Erfassung aller Dateien eines oder mehrerer Ordner oder ganzer Ordnerstrukturen (Ordnerbäume)
  • Archive - virtuelle Zusammenstellung anhand eines Suchergebnisses unter Nutzung eines oder mehrerer gemeinsamer Merkmale
 

 

Ordner

Aus jahrelanger Erfahrung mit Windows, aber auch mit Apple Rechnern, kennen Sie "Ordner". Diese stellen die sogenannte "physische" Ablage der Dateien (Bilder und Medien) dar.
 
Klassisch wurde die Ordnerbenennung genutzt, um möglichst viele Merkmale der abgelegten Dateien "sichtbar" zu machen. So kennen Sie bestimmt auch Strukturen wie:
  • Veranstaltungen 2015
    • Messen 2015 international
       
      • Messe XY-Expo_2015_Hans Fotograf
        • XY-Expo_05012015 Standaufbau_Hans Fotograf_intern
        • XY-Expo_06012015 Standparty_Hans Fotograf_sortieren
        • XY-Expo_06012015 Standparty_Hans Fotograf_freigegeben
        • XY-Expo_06012015 Standparty_Hans Fotograf_nicht freigegeben
      • Messe XY-Expo_2015_Lisa Marketing
All die Informationen, die im Beispiel über Ordnernamen transportiert werden, sind "Metadaten".
Das bedeutet "beschreibende Daten", Zusatzinformationen zur Datei. Im FotoWare DAM System werden diese Informationen direkt in die Bild- oder Mediendateien übertragen und sind über die verschiedenen Oberflächen sichtbar.
 
Die physische Ablagestruktur könnte sich also in diesem Beispiel auf "Veranstaltungen / Messen" beschränken oder noch höher bei "Veranstaltungen" enden.
 
Ordner können im FotoWeb ausgeblendet werden, so dass User nicht durch Ordnerbenennungen "auf die falsche Fährt gelockt" werden. Die konsequente Nutzung von Metadaten erleichtert die Recherche und Treffgenauigkeit im DAM System.


Indexe

Ein "Index" ist genau das was mann unter dem Wort erwartet - eine Auflistung aller Informationen zu Dateien in Ihrem DAM-System.
 
 

Index Manager

Indexe werden von der FotoWare Anwendung Index Manager erstellt und bei jeder Änderung - ob Hinzufügen, Löschen oder Bearbeiten einer erfassten Datei - aktualisiert.
 
Die Basis für Indexe bildet immer die physische Ablage, also Ordner. Ein Index kann Inhalte eines oder mehrerer Ordnern inklusive aller Unterordner umfassen.
Was genau im Index erfasst werden soll ist kann anhand von Dateiendungen und einiger Optionen, z.B. zur Indexierung von Word-, PDF- und Video-Dateien gesteuert werden.
 
Die Ausgabe der Ergebnisse aus dem Index übernehmen dann die Anwendungen FotoStation bzw. FotoWeb.
 
Mehr Informationen: Index anlegen
 

 

Archive

FotoWare Software verwendet sogenannte "Archive" um die erfassten Medien in konfigurierbaren Konstellationen anzuzeigen.
Archive können gleiche Bilder unter verschiedenen Fragestellungen/Themen darstellen, ohne dass dafür eine Mehrfach-Ablage in unterschiedliche Ordner notwendig wird.
 
 

FotoStation

Ein Archiv kann sich auf die Inhalte der physischen Ablage beziehen, also Dateien eines Ordners oder eines ganzen Ordnerzweiges anzeigen. Bei Zusammenarbeit mit Index Manager kann auch ein Index als Quelle des Archivs genutzt werden.
 
Zudem kann im Archiv ein "Autosearch" angebracht werden, der als Filter fungiert.
 
So kann - um beim oberen Beispiel zu bleiben - ein Archiv "Freigegebene Messebilder" eingerichtet werden, dass alle Bilder des Ordnerzweiges "Messen 2015 international" einbezieht, aber durch einen Autosearch nur die Bilder anzeigt deren Metadaten den Vermerk "freigegeben" enthalten.
Oder Sie als Digital Asset Manager sehen alle Messebilder, können aber sofort an optischen Markern erkennen welche Bilder nicht weitergegeben werden sollten. Das wäre in diesem Fall vieleicht ein rotes Kreuz.
 
Mehr Informationen:
 
 

FotoWeb 8.0

Ab der Version 8.0 werden aus Performance-Gründen im FotoWeb nur noch Indexe als Basis für Archive genutzt.
 
Auch im FotoWeb kann mit Hilfe eines Autosearch ein Filter auf das gesamte Archiv gelegt werden.
Es ist möglich damit wieder die Situation des einzelnen Ordners abzubilden, indem die Bindung Ordnername enthält "XY-Expo_2015" zugrunde gelegt wird.
Oder bestimmte Dateien aus vielen Ordnern in einem Archiv zusammengefasst zu zeigen, z.B. alle Dateien, die mit dem Stichwort "Menschen" ausgestattet sind, unabhängig davon ob es sich um Messefotos, Mitarbeiter in der Produktion oder Gruppenfotos der Führungsebene handelt.
 
Da das FotoWeb im Gegensatz zum FotoStation nicht an einen Nutzer gebunden ist, ist hier die Konfiguration der Zugriffsrechte per Gruppen oder Nutzer noch detaillierter gestaltbar.
So könnte im FotoWeb das Archiv "Messebilder" alle Inhalte des Ordnerzweiges umfassen.
Wenn wir von 3 Freigabestadien ausgehen "unentschieden", "freigegeben" und "gesperrt", könnte sich daraus folgender Zugriff ergeben:
 
  • Die Gruppe "Administration" sieht alles und kann alle Dateien bearbeiten.
  • Die Gruppe "Redaktion" darf die freigegebenen Dateien sehen und hat, um die Entscheidung über Freigabe/Sperrung zu fällen, auch Zugriff auf die "unentschiedenen" Dateien.
  • Die Gruppe "Mitarbeiter" hingegen kann nur die Dateien mit dem Vermerk "freigegeben" sehen und nutzen.
Mehr Informationen: Archiv anlegen
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